В чем заключается цель информационной системы. Информационная логистика. классификация Информационных систем

2.2. Проектирование проблемно-ориентированной ИС
2.2.1. Цели создания информационной системы

При создании информационных систем неизбежно возникают пробле-мы, связанные с формальным - математическим и алгоритмическим описани-ем решаемых задач. От степени формализации во многом зависят эффектив-ность работы всей системы, а также уровень автоматизации, определяемый степенью участия человека при принятии решения на основе получаемой ин-формации.

Различают три типа задач, для которых создаются информационные сис-темы: структурированные (формализуемые), неструктурированные (неформа-лизуемые) и частично структурированные.
Целью использования информационной системы для решения структури-рованных задач является полная автоматизация их решения, т.е. сведение роли человека к нулю.
Решение неструктурированных задач из-за невозможности создания ма-тематического описания и разработки алгоритма связано с большими трудно-стями. Возможности использования здесь информационной системы невелики. Решение в таких случаях принимается человеком из эвристических соображе-ний на основе своего опыта и, возможно, косвенной информации из разных ис-точников.
Информационные системы, используемые для решения структурирован-ных задач, подразделяют на два вида:
 создающие управленческие отчеты и ориентированные главным обра-зом на обработку данных (поиск, сортировку, и т.п.). Используя сведе-ния, содержащиеся в этих отчетах, управляющий принимает решение;
 разрабатывающие возможные альтернативы решения. Принятие реше-ния при этом сводится к выбору одной из предложенных альтернатив.
Информационные системы, разрабатывающие альтернативы решений, могут быть модельными или экспертными.
Модельные информационные системы предоставляют пользователю ма-тематические, статистические, финансовые и другие модели, использование ко-торых облегчает выработку и оценку альтернатив решения.
Экспертные информационные системы обеспечивают выработку и оцен-ку возможных альтернатив пользователем за счет создания экспертных систем, связанных обработкой знаний. Эти системы генерируют альтернативы на базе имеющихся в информационном фонде данных, правил преобразования и про-цедур оценки синтезированных альтернатив.
Информационные системы различают также по функциональному при-знаку. В зависимости от направления деятельности выделяют: производствен-ные системы, системы маркетинга, финансовые и учетные и т.д. В крупных фирмах основная информационная система функционального назначения со-стоит из нескольких подсистем для выполнения подфункций. Например, произ-водственная информационная система имеет следующие подсистемы: управле-ние запасами, управление производственным процессом, компьютерного ин-жиниринга и т.д.
Тип информационной системы зависит от того, чьи интересы она обслу-живает и на каком уровне управления. В связи с этим различают:
Информационные системы оперативного (операционного) уровня. Она отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать поток сделок в фирме, что соответствует оперативному управлению. Информационная система опера-тивного уровня является связующим звеном между фирмой и внешней средой.
Информационные системы специалистов помогают специалистам, рабо-тающим с данными, повышают продуктивность и производительность работы инженеров и проектировщиков. Задача подобных информационных систем - интеграция новых сведений в организацию и помощь в обработке бумажных документов.
Информационные системы для менеджеров среднего звена используются работниками среднего управленческого звена для мониторинга (постоянного слежения), контроля, принятия решения и администрирования.
Стратегические информационные системы обеспечивают поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей разви-тия организации. Подобные системы помогают высшему звену управленцев решать неструктурированные задачи, осуществлять долгосрочное планирова-ние. Основная задача - сравнение происходящих во внешнем окружении изме-нений с существующим потенциалом фирмы. Они призваны создать общую среду компьютерной и телекоммуникационной поддержки решений в неожи-данно возникающих ситуациях. Используя самые совершенные программы, эти системы способны в любой момент предоставить информацию из многих ис-точников.
Таким образом, можно сделать следующий вывод, что цель любой ин-формационной системы - это производство нужной для организации информа-ции, создание информационной и технической сред для осуществления управ-ления организацией.
Формирование информационной системы организации предполагает формулирование целей функционирования этой системы, которые предопреде-ляют ее свойства и характер пост¬роения. Среди всего многообразия целей мож-но выделить два основных класса: стратегические и тактические. Они отлича-ются между собой прежде всего уровнем обобщения и периодом, на который рассчи¬таны. Существует определенная зависимость между структурой управле¬ния и способом разбиения вышестоящих целей на подцели, т.е. процес¬сом де-композиции целей. И стратегические, и тактические цели могут но¬сить дирек-тивный характер. Они возникают в результате деятельности управленческих сотрудников более высокого уровня и называются траекторными. Такое на-звание объясняется тем, что заданные цели отража¬ют желаемую траекторию изменения управляемой системы во времени. В экономике траектория задается в виде совокупности показателей.
Целью создания информационной системы предприятия филиал ГУП РТ “ ПО Татспиртпром” Набережночелнинский ЛВЗ является:
 минимизация времени между совершением производственно-хозяйственных операций и их информационным отображением для принятия управленческих решений;
 создание эффективной структуры управления предприятием;
 повышение эффективности взаимодействия и улучшение качества работы всех структурных подразделений предприятия;
 совершенствование документооборота;
 экономия материальных, технических ресурсов и денежных средств, поиск источников возникновения необоснованных затрат;
 создание математического и статистического аппарата для лучшего анализа и прогнозирования деятельности предприятия;
 выход на новый уровень конкурентоспособности.

Еще в 60-е годы прошлого столетия были сформулированы шесть основополагающих принципов, на которые крайне важно опираться в процессе создания ИС: новых задач; системного подхода; первого руководителя; разумной типизации проектных решений; непрерывного развития системы; минимизации ввода-вывода информации. Развитие технической основы создания компьютеров и ИТ привело к переформулированию этих принципов и в ГОСТ РД 50-680-88 к ним отнесены следующие: системность, развитие (открытость), совместимость, стандартизация (унификация) и эффективность. Принцип системности. Системный подход предполагает учет всех этих взаимосвязей, анализ отдельных частей системы как ее самостоятельных структурных составляющих и параллельно -выявление роли каждой из них в функционировании всей системы в целом. Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, реализуются процессы анализа и синтеза, фундаментальный смысл которых -разложение целого на составные части и воссоединение целого из частей. Принцип системности состоит по сути в том, что при декомпозиции должны быть установлены такие связи между структурными компонентами системы, которые обеспечивают цельность корпоративной системы и ее взаимодействие с другими системами. Нельзя разрабатывать какую-либо задачу автономно от других и реализовывать только отдельные ее аспекты. Задача должна рассматриваться комплексно со всеми возможными информационными связями. Пример: Отбор персонала на вакантные рабочие места. Ее решение должно осуществляться с учетом следующих моментов:

использования результатов периодически проводимого профессионального и психофизиологического тестирования работников;
анализа результатов периодически проводимой аттестации рабочих мест;
анализа показателен трудовой дисциплины персонала;
разработки общих и дополнительных критериев отбора (при наличии нескольких претендентов на одно рабочее место);
использования банка данных претендентов, сформированного ранее;
индивидуального собеседования;
анализа анкетных данных и резюме (если претендент не является членом трудового коллектива).

Принцип развития (открытости) Заключается в том, что внесение изменении в систему, обусловленных самыми различными причинами (внедрением новых информационных технологии, изменением законодательства, организационной перестройкой внутри фирмы и т. п.), должно осуществляться только путем дополнения системы без переделки уже созданного, т. е. не нарушать ее функционирования. Реализовать данный принцип на практике достаточно сложно, так как он требует очень глубокой аналитической предпроектной работы. Необходимо разделить решаемые задачи на определенные группы и для каждой из них предусмотреть возможные направления развития (к примеру, выход в глобальные сети, применение средств для сканирования документов, шифрование информации). В любой фирме на протяжении ряда лет применяются традиционно сложившиеся методы и приемы управления. Но ситуация в компьютерном мире и в сфере экономики изменяется постоянно: модифицируется элементная база компьютеров, что делает их более мощными; появляются новые средства передачи и хранения данных; расширяются границы доступа к данным; вступают в силу новые законы и т.д. Все это крайне важно учитывать как при решении традиционных задач (корректировании технологии решения, методов ввода, вывода и передачи информации), так и при постановке новых задач, принципиальное решение которых оказывается возможным только в условиях новых технологий. В случае если не отслеживать эти изменения и, тем более, не поспевать за ними, можно отстать от остальных пользователей и тем самым перс крыть доступ к общению с ними, а это абсолютно недопустимо, поскольку информационная изоляция имеет только негативные последствия. Принцип современности Заключается в том, что при создании системы должны быть реализованы информационные интерфейсы, благодаря которым она может взаимодействовать с другими системами согласно установленным правилам. В современных условиях это особенно касается сетевых связей локального и глобального уровней. В случае если в локальных сетях относительно несложно установить и соблюдать стандарты "общения" отдельных бизнес-процессов между собой и со смежными системами, то выход в глобальные сети требует:

дополнительных ужесточенных мер по защите информации;
знания и соблюдения различного рода протоколов, регламентирующих все пилы информационных обменов:
знание сетевого этикета͵ предусматривающего такие правила, как:

регулярная проверка своей электронной почты;
периодическая чистка своего почтового ящика;
корректность в составлении сообщений;
указание координат для обратной связи и т.п.

Принцип стандартизации (унификации) При создании системы должны быть рационально использованы типовые, унифицированные и стандартизованные элементы, проектные решения, пакеты прикладных программ, комплексы, компоненты. Задачи крайне важно разрабатывать таким образом, чтобы они подходили к возможно более широкому кругу объектов. Игнорирование именно этого принципа привело в свое время к тому, что подсистема УК, несмотря на традиционный перечень задач и алгоритмов их решения, разрабатывалась на каждом предприятии самостоятельно, что привело к совершенно неоправданному расходу трудовых, материальных, финансовых и временных ресурсов. В современных разработках пакетов прикладных программ (ППП) рассматриваемый принцип задействован. При этом при знакомстве с конкретным ППП крайне важно обращать внимание на сущность реализации типовых решений, поскольку каждый разработчик по-своему "видит" такие решения. К примеру, во многих пакетах по управлению кадрами присутствует задача "Отбор кадров". При этом в пакете фирмы Infin она реализована достаточно оригинально. Решение ее заключается в следующем. Экран разделен на две половины. Слева выводится достаточно большой список мужских и женских имен, по которому перемещается курсор. В случае если интересующее имя отмечено, то для него с правой стороны экрана приводится текст, и котором сообщается о том, кого обозначает имя и какими чертами характера обладает человек, имеющий его. Относиться к подобному подходу можно по-разному. Но можно сказать определенно -такого рода информации явно недостаточно для решения задачи и ограничиваться только ею нельзя. Принцип эффективности Предусматривает достижение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты, отражающиеся на прибыльности и получаемые по окончании внедрения автоматизации в управленческие процессы. Перечень рассмотренных принципов создания корпоративных систем взят из ГОСТ. При этом к их числу с полным правом можно отнести еще один из тех, которые были сформулированы в 60-е годы и по сей день не потеряли своей актуальности. Это -Принцип первого руководителя. Чрезвычайно важный принцип, распространяющийся на все сферы управленческой деятельности. Уровень компетентности руководителя любого уровня в производственных, административных, психологических и других вопросах определяет общие тенденции развития фирмы или се подразделении и социально-психологический климат в коллективе. Известно, что устойчивое бесконфликтное взаимопонимание среди персонала способствует росту творческих начал и эффективной повседневной деятельности. И именно руководитель и первую очередь должен обеспечивать все элементы стабильности. Сформировать такой коллектив достаточно сложно и далеко не каждый руководитель способен это сделать. Напротив, негативное отношение руководителя к каким-либо нововведениям является тормозом в развитии творческой и профессиональной инициативы работников всех категорий.

Содержание

Введение	3
Цели и задачи внедрения информационной системы	4
Классификация информационных систем	6
Требования к информационной системе	9
Проектирование и создание информационных систем	10
Внедрение информационных систем	13
Традиционный подход	14
Инновационный подход	16
Оценка эффективности	18
Опыт использования информационных систем	19
Список использованной литературы	21

Введение

Мы постоянно слышим о том, что российские предприятия не могут конкурировать с западными производителями, что у нас не настолько развиты технологии, и что качество российской продукции слишком уступает зарубежным аналогам. Проблема в том, что российские управленцы стали сталкиваться, по крайней мере, с двумя проблемами в управлении:

выясняется, что показатели и процедуры, которые ранее использовались для анализа и планирования деятельности предприятия (например, объем произведенной продукции) не позволяют успешно конкурировать;
появление конкурентов не только начинает препятствовать получению привычной сверхприбыли, но иногда сводит ее до нуля.

Важнейшим фактором успешной деятельности предприятия является умение его руководства чувствовать рынок и ориентироваться на него. Две основные задачи стоят перед любой компанией: позаботиться о себе и видеть окружающую действительность. "Позаботиться о себе" - значит навести порядок в технологиях деятельности, процедурах документооборота, организационно-штатной структуре. Все начинают понимать, что нужно менять систему управления, снижать издержки и эффективно управлять финансами. Вопрос в том, как это сделать? Как подсчитать истинную себестоимость вида продукции, как спланировать закупки материалов при имеющихся запасах, какие процессы совершенствовать в первую очередь. Одним из механизмов решения задачи наведения порядка является постановка на предприятии методологии управленческого учета, применение которого даст ответы на вопросы что, где, когда, как, почему, сколько, в чем причина и т.д. Результатом будет являться повышение внутренней эффективности предприятия. Однако, успешная внутренняя жизнь предприятия - это необходимое, но не достаточное условие выживания, а тем более для занятия ведущих позиций на рынке. Чтобы повысить внешнюю эффективность, следует адаптироваться к требованиям окружающего мира, потребностям рынка, научиться управлять поставщиками и заказчиками. Способность правильно и своевременно реагировать на внешнюю среду дает стратегическое мышление.

В последнее время отчетливо проявляется стремление перехода компаний от детального управления внутренней деятельностью к управлению заказчиками и поставщиками. Конкурентоспособность компании все больше зависит от способности создавать и углублять взаимоотношения с другими компаниями (партнерами, конкурентами, заказчиками или поставщиками). Причинами этого являются:

расширение экономического пространства, на котором функционируют предприятия;
появление нового стратегического ресурса - информации;
необходимость учитывать фактор времени.

Цели и Задачи информационной системы

Предприятие – это единый организм, и улучшение чего-либо одного может привести к малейшему сдвигу в сторону успеха в лучшем случае, либо к снижению общих показателей в худшем. Руководителям, а в особенности руководителям финансовых отделов, необходимо принимать комплексные решения, касающиеся всего предприятия. А загруженность решением оперативных задач еще более усложняет процесс управления.

Для упрощения управления, прежде всего финансового, необходимо иметь эффективную систему управления предприятием, включающую систему менеджмента качества, и информационную систему их поддержки. Что может дать внедрение информационной системы?

снижение общих затрат предприятия в цепи поставок (при закупках),
повышение скорости товарооборота,
сокращение излишков товарных запасов до минимума,
увеличение и усложнение ассортимента продукции,
улучшение качества продукции,
выполнение заказов в срок и повышение общего качества обслуживания заказчиков,

Основными целями автоматизации деятельности предприятия являются:

Сбор, обработка, хранение и представление данных о деятельности организации и внешней среде в виде, удобном для финансового и любого другого анализа и использования при принятии управленческих решений.
Автоматизация выполнения бизнес операций (технологических операций), составляющих целевую деятельность предприятия.
Автоматизация процессов, обеспечивающих выполнение основной деятельности.

Для того, чтобы реально оценить эффективность системы, очень важно понимать какие задачи может решать правильно разработанная информационная система:

Планирование производственной деятельности . Составление производственных планов различного уровня, - от стратегических до оперативных, - и проверка возможности их исполнения в соответствии с состоянием производственных мощностей и людских ресурсов. Степень детализации планов различного уровня различна - от набора продукции для решения задач стратегического планирования до конкретных материалов или производственных операций для оперативного управления производством;
Управление закупками, запасами, продажами . Это автоматизация процессов планирования и учета для задач снабжения (материально-технического обеспечения) производства, сбыта готовой продукции и управления складскими запасами;
Управление финансами . Как правило, это ведение бухгалтерии, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет основных средств, управление наличными средствами и планирование финансовой деятельности;
Управление персоналом . В подсистеме управления персоналом реализованы все основные потребности работы с кадрами: найм и увольнение персонала, учет сведений о сотрудниках, планирование их карьерного роста, расчет заработной платы и учет рабочего времени. Рассмотрение персонала, как отдельного вида ресурса позволяет связать воедино кадровый потенциал предприятия и производственные планы, что также возможно при использовании информационной системы;
Управление затратами . Сюда относится учет всех затрат предприятия и калькуляция себестоимости готовой продукции или услуг;
Управление проектами/программами . Современная деятельность предприятия все больше рассматривается через призму реализации производственных проектов или программ, для которых может осуществляться отдельное планирование и учет;
Проектирование продукции и технологических процессов . Информация о составе продукции, технологических маршрутах ее изготовления, разработка продукции в соответствии с требованиями клиентов, а также оценка затрат, которые понесет предприятие при выпуске такой продукции.

Как можно было заметить, информационные системы способны на многое. Но для получения эффективности при крупном капиталовложении при приобретении системы, следует правильно выбрать, какая именно система нужна. В данном случае, придерживаться принципа «чем больше функций, тем лучше» не стоит. Чем больше система «может», тем дороже она стоит и существует вероятность того, что будут использоваться далеко не все ее функциональные возможности, и она не окупит себя.

классификация Информационных систем

Первые системы, которые были разработаны для решения задач управления на предприятии, в основном охватывали сферу складского или материального учета (IC – Inventory Control ). Их появление связано с тем, что учет материалов (сырья, готовой продукции, товаров) с одной стороны является извечным источником различных проблем для руководителя предприятия, а с другой (на предприятии относительно крупного размера) одной из самых трудоемких областей, требующих к себе постоянного внимания. Основной «деятельностью» такой системы является учет материалов.

Следующий этап усовершенствования материального учета был ознаменован системами планирования производственных или материальных (в зависимости от направления деятельности организации) ресурсов. Эти системы, вошедшие в стандарт, а вернее два стандарта (MRP – Material Requirements Planning и MRP II – Manufacturing Requirements Planning ), очень широко распространены на Западе и давно и успешно используются предприятиями, в первую очередь производственных отраслей. Основные принципы, которые легли в основу систем стандарта MRP, включают

описание производственной деятельности как потока взаимосвязанных заказов;
учет ограничения ресурсов при выполнении заказов;
минимизацию производственных циклов и запасов;
формирование заказов снабжения и производства на основе заказов реализации и производственных графиков.

Разумеется, есть и другие функции MRP: планирование цикла технологической обработки, планирование загрузки оборудования и т.д. На рис. 1 изображены процессы, которые реализуются при использовании такой системы:

Рис. 1

Следует отметить, что системы стандарта MRP решают проблему не столько учета, сколько управления материальными ресурсами предприятия.

Наиболее популярным на данный момент новым видом информационных систем являются системы стандарта ERP - Enterprise Resource Planning . ERP-системы в своей функциональности охватывают не только складской учет и управление материалами, что в полном объеме предоставляют вышеописанные системы, но добавляют к этому все остальные ресурсы предприятия, прежде всего денежные. То есть ERP-системы должны охватывать все сферы предприятия, непосредственно связанные с его деятельностью. В первую очередь, здесь имеются в виду производственные предприятия. Системы данного стандарта поддерживают осуществление основных как финансовых, так и управленческих функций. Например, в системах Baan 1 – это:

финансы и бухгалтерия,
производство,
сбыт (включая складской учет, торговлю и маркетинг),
транспорт,
сервис и обслуживание оборудования,
управление проектами,
а также единая управленческая панель – модуль Информационная Система Руководителя, на которой руководитель может видеть все основные подразделения и производственные показатели.

Рис. 2

Главная задача систем ERP состоит в отслеживании текущего состояния дел на предприятии и сигнализации руководителям обо всех опасных изменениях в производственной деятельности. Процессы, которыми управляет информационная система стандарта ERP, изображены на рис. 2:

требования к информационной системе

Информационная система, как и любой другой инструмент, должна иметь свои характеристики и требования, в соответствии с которыми можно было бы определить ее функциональность и эффективность. Разумеется, для каждого конкретного предприятия требования к информационной системе будут различными, так как должна учитываться специфика каждой организации. Несмотря на это, надлежит выделить несколько основных требований к системе, общих для всех «потребителей»:

Локализация информационной системы. В связи с тем, что наиболее крупными разработчиками информационных систем являются зарубежные компании, система должна быть приспособлена к пользованию российскими компаниями. Причем здесь имеется в виду локализация как функциональная (учет особенностей российского законодательства и систем расчетов), так и лингвистическая (система помощи и документация на русском языке).
Система должна обеспечивать надежную защиту информации , для чего необходимы парольное разграничении доступа, многоуровневая система защиты данных и т.д.
В случае внедрения системы на крупное предприятие со сложной организационной структурой, необходима реализация удаленного доступа для того, чтобы информацией могли пользоваться все структурные подразделения организации.
В силу влияния внешних и внутренних факторов (изменений направления бизнеса, изменения в законодательстве и т.п.), система должна быть адаптивной . Применимо к России, это качество системы должно рассматриваться более серьезно, так как у нас в стране изменения законодательства и правил учета происходят в несколько раз чаще, чем в странах со стабильной экономикой.
Необходима возможность консолидации информации на уровне предприятий (объединение информации филиалов, дочерних компаний и т.д.), на уровне отдельных задач, на уровне временных периодов.

Эти требования являются основными, но далеко не единственными критериями выбора корпоративной информационной системы для предприятия.

Проектирование и создание информационной системы

Проектирование информационной системы является, пожалуй, самым важным элементом автоматизации деятельности предприятия. Правильно спроектировать систему означает обеспечить бόльшую часть успеха всего проекта автоматизации. Очень частой ошибкой является внедрение информационной системы при отсутствии какой-либо четко сформулированной системы управления. То есть выражение «создать систему правления» воспринимается как «внедрить нечто компьютерное». Нужно четко осознавать, что система управления первична, а уже создание информационной системы на ее основе, или, попросту говоря, ее реализация в компьютерном виде – вторична.

Многие компании верят в то, что одна только автоматизация приведет к улучшению финансово-экономической ситуации, и начинают усилия по реализации информационных систем непосредственно с автоматизации, пропуская критические шаги понимания и упрощения своих бизнес процессов. Но нередко эти процессы настолько неупорядочены, что в общем создают впечатление хаоса на предприятии. Как известно, автоматизировать хаос далеко не просто, если невозможно. Поэтому прежде чем создавать информационную систему следует пересмотреть систему управления в организации. Изменение бизнес процессов называют реинжинирингом (business processes reengineering). Так, для начала нужно упорядочить схему бизнес процессов и систему управления организации в целом:

определиться с организационной штатной структурой,
разработать механизм финансово-экономического управления компанией (в том числе определить центры ответственности),
произвести выделение основных технологических потоков (процессов),
разработать механизмы организационного управления технологическими потоками,
на основании созданных механизмов управления сформировать технологию финансового анализа и управления деятельностью технологических потоков.

Если будут иметься вышеперечисленные технологии, будет значительно легче разработать информационную систему. Однако, часто приходится упрощать бизнес процессы на предприятии, для того, чтобы было проще описать их на языке компьютеров.

Организация – это набор правил и процедур. Информационная система это тоже набор правил и процедур, поэтому следует понимать какие инструкции и процедуры какими заменить. Не следует также забывать о человеческом факторе при создании информационной системы. Во-первых, именно людям придется работать с системой – одна работать она в любом случае не сможет. Во-вторых, служащие могут улучшить (или упростить) процессы, с которыми они ежедневно встречаются. Автоматизация должна происходить только после того, как служащие поймут процесс и примут решение о необходимости автоматизации.

После проведения формирования четкой системы управления, начинается непосредственно процесс проектирования информационной системы. Важно, чтобы в проектировании системы участвовали по возможности все сотрудники, которые будут с ней работать. Это позволит определить небольшие особенности и частные потребности в работе каждого отдела организации, поскольку только пользователи будущей системы лучше всего знают, что им нужно.

В проектировании информационной системы также должны участвовать ее разработчики, то есть те, кто будет ее создавать. К выбору разработчика информационной системы нужно подходить очень осторожно. Основными критериями в выборе разработчика являются опыт работы в области создания информационных систем, количество успешно внедренных данной компанией систем на российских предприятиях.

Финансовый менеджер и руководство предприятия должны относиться к автоматизации, как к проекту, то есть определить все стадии, характеристик, временные рамки и бюджет. Основными этапами работы над проектом по автоматизации являются:

Проведение обследования с целью описания бизнес процессов организации.
Разработка технического задания на систему автоматизации.
Разработка технического проекта системы.
Разработка системы (иногда называемая настройкой).
Различные стадии и этапы внедрения, опытной и промышленной эксплуатации.
Выполнение доработок в соответствии с изменившимися потребностями организации.

Результатом проектирования системы является строго формализованное описание как объекта ее автоматизации, так и ее самой. Этот документ должен содержать описание того, с какой информацией должна работать система, каким образом представляются в ней данные и по каким правилам она работает.
внедрение информационной системы
Эффективность автоматизации деятельности предприятия, наравне с правильным проектированием и созданием системы, зависит от способа ее внедрения в организационную структуру компании. Обусловлено это психологическими факторами - обычно наблюдается сопротивление сотрудников созданию и использованию системы. Кроме того, внедрение системы может длиться от 6 месяцев до 2-3 лет. За такой период могут произойти изменения внешних и внутренних факторов, влияющих на работу предприятия. Поэтому ожидания руководства по поводу результатов работы системы могут не оправдаться (так как они уже успеют измениться).

Рис. 3

Существует несколько подходов к внедрению информационной системы в работу предприятия. 2 Для рассмотрения двух из них будет использоваться пример организации, имеющей три уровня иерархии: уровень исполнителей и два уровня управления (рис. 3).

Традиционный подход

Данный подход к внедрению информационных систем для автоматизации деятельности компании организован по принципу «сверху вниз». Недостатки данного подхода известны: одним из самых существенных недостатков является то, что внедряемая в организации традиционная ("жесткая") система автоматизации позволяет получать результаты от работы системы в первую очередь исполнителям нижнего уровня (рис. 4).

Рис. 4. Первый этап горизонтальной автоматизации:

автоматизация уровня исполнителей.

Только после завершения автоматизации всех бизнес операций на исполнительском уровне, менеджеры среднего уровня смогут начать получать полезные для них результаты работы системы (рис. 5).

Рис. 5. Второй этап горизонтальной автоматизации: автоматизация уровня исполнителей и среднего звена управления.

Для того, чтобы высшее руководство организации смогло получать из системы полную информацию (рис. 6), должно пройти много времени – несколько месяцев или даже лет.
Рис. 6. Завершение автоматизации всех иерархических уровней организации.

Как уже было сказано, часто к моменту окончания внедрения системы, потребности организации успевают измениться, что вызывает неудовлетворенность руководства организации полученными за долгое время и за большие деньги результатами. Систему приходится или дорабатывать под новые задачи организации или менять на более соответствующую текущим потребностям организации систему. Если при выборе новой системы снова используется традиционный подход, то нет гарантии, что новая система окажется лучше старой.
Инновационный подход

Второй подход к автоматизации деятельности предприятия основан на использовании адаптируемых инновационных систем – систем, “способных саморегулироваться в соответствии с изменениями внешних условий.” 3

Эта особенность таких систем делает возможной “автономную” последовательную автоматизацию отдельных участков деятельности организации с постепенным "выращиванием" единой системы, охватывающей всю организацию.

Очевидно, что при автоматизации не всей организации, а небольшого участка, значительно снижается нагрузка на персонал и минимизируются неизбежные организационные и психологические проблемы внедрения. Система наращивается в соответствии с потребностями организации.

При этом важным качеством такой системы является то, что система обладает возможностью выращивания "сверху вниз", когда в первую очередь автоматизируется не деятельность исполнителей, а уровень подготовки и структурированного представления информации для руководства организации (рис. 7).

Рис. 7. Первый этап: автоматизация верхних уровней управления.

Использование адаптируемой системы предоставляет заказчику свободу выбора – автоматизировать деятельность своего предприятия традиционным образом снизу-вверх или отказаться от традиционного подхода к автоматизации и, сочетая организационные мероприятия и возможности системы автоматизации, начать получать первые реальные результаты от работы системы в первую очередь на верхнем уровне управления через 6-8 недель после начала работ (рис. 8).

Рис. 8. Второй этап: создание единого информационного пространства

Установленная на первом этапе система позволяет осуществлять расширение возможностей пользователей. Это облегчает не только внедрение и адаптацию существующей системы к потребностям пользователей, но и обеспечивает возможность развития функций системы в перспективе при изменении и развитии потребностей предприятия.

При внедрении информационной системы не следует забывать об обучении работников предприятия использованию данной системы. На это может уйти много средств и времени, особенно если речь идет о государственном или бывшем государственном предприятии, где большую часть работников составляют люди старшего поколения, не знакомые с компьютерами вообще. Поэтому при определении бюджета и временных рамок проекта по внедрению информационной системы, нужно уделить внимание проблеме подготовки персонала к работе с системой.

Оценка эффективности

Вопрос об оценке эффективности внедрения информационной системы является довольно важным вопросом, так как любые крупные затраты требуют обоснования, особенно со стороны руководителей организации.

Теоретически, можно провести полноценный проект, включающий в себя оценку (моделирование) ситуации “как есть”, оценку возможных при внедрении системы изменений “как будет”, сравнение обеих моделей и выявление результатов изменений с последующей финансовой оценкой. Такой проект был бы идеальным обоснованием вложения, но он весьма длителен и дорого стоит. Кроме того, для проведения такого проекта требуются очень высококвалифицированные специалисты по информационным системам для оценки последствий внедрения, поэтому без посторонней помощи такой проект провести практически невозможно.

В реальности, оценка результативности внедрения производится по “средним отраслевым показателям” (industry average). Типичные средние результаты внедрения 4:

15-25% увеличение производительности
10-20% уменьшение складских запасов
20-50% сокращение сроков выполнения заказов

Значительно проще оценить эффективность проекта по внедрению информационной системы, которая направлена на решение локальных задач, связанных с заменой тех или иных участков учета или управления. Когда же внедрение информационной системы производится из стремления получить неопределенно-глобальный результат, эффективность определить практически невозможно, хотя бы потому, что довольно сложно разделить результаты от внедрения информационной системы непосредственно и результаты от сопутствующих изменений (реинжениринга и т.п.).

Конечно, можно просто взять формулу и посчитать норму возврата на инвестиции (Return on investment). Но это не даст полной картины, так как не все положительные результаты можно так просто выразить в денежных единицах: например, возможные стратегические выгоды для компании или степень удовлетворения клиентов. Тем не менее, данное утверждение не означает невозможность такой попытки. На самом деле, многие не поддающиеся количественному описанию выгоды можно перевести в реальные цифры. Например, способность быстрее составлять баланс может являться материальной выгодой. Выявление материальных выгод требует проведения анализа, включающего разбиение бизнес процессов и заданий на элементы, поддающиеся четкому описанию.

Опыт использования информационных систем

Многие крупные компании США и Европы уже несколько лет назад перешли на использование информационных систем стандарта ERP. Про страны Азии такого сказать пока нельзя. Большинство финансовых менеджеров азиатских компаний едва ли слышали о таких системах, не говоря уж об их внедрении. Хотя есть компании, которые решились перейти на ERP-системы.

Разработчики информационных систем, в частности SAP, Baan, Oracle, PeopleSoft и J.D.Edwards, довольно агрессивно рекламируют свои продукты, что создает впечатление у плохо осведомленных в данной области людей впечатление, что эти программы способны решить все проблемы их компаний. Статистика же показывает, что большая часть попыток внедрить информационную систему окончились неудачами, большими потерями, либо банкротством. Например, руководство компании FoxMeyer утверждает, что ошибочное внедрение ERP-системы привело ее к банкротству. Компания обвиняет в этом создателей системы и консультантов. Такая же участь постигла и компании Dell Computer, Dow Chemical и Kellogg’s.

Но существуют также примеры успешного использования ERP-систем. Так, например, телекоммуникационная компания Aliant заявляет, что проект по внедрению системы ERP был очень удачным. Ожидаемая норма возврата на инвестиции в данный проект составила 33%.

В России, несмотря на большие затраты, связанные с внедрением информационной системы, только компания SAP установила около 100 своих ERP-систем, которые по утверждению SAP, успешно работают. Среди своих клиентов в России компания SAP выделяет Сургутнефтегаз, Туламашзавод, Свердловэнерго, Донецкий металлургический завод, Омский НПЗ, Нижнетагильский металлургический завод, Сыктывкарский лесопромышленный комплекс, Черногорнефть.

Не взирая на множество неудачных попыток внедрения информационных систем, многие компании по всему миру серьезно задумываются о создании системы для улучшения своей деятельности. Скорее всего, это вполне оправдано, так как при разумном профессиональном подходе к внедрению информационной системы, можно создать инструмент для более эффективного управления бизнесом.

Используемая литература

Information System Management
М. Хохлова, статья «Современный рынок систем управления предприятияем»
Тезисы доклада компании Ally Information Technologies “Инструментальная поддержка адаптивного развития бизнеса”
Д. Глямшин, статья «Выход из кризиса – система управления»
С. Колесников, статья «Итак, системы автоматизации…»
Исследование «Программы для бизнеса-98», АКДИ «Экономика и жизнь»
Ю. Токарев, статья «Корпоративные информационные системы и консорциум разработчиков»
М. Ильина, статья «Теория и методы промышленного управления»
В. Баронов, И. Титовский, статья «Методы построения систем управления»
В.П. Нестеров, И.Б. Нестеров, статья «Автоматизация деятельности организации»
Мишель Селарье, Рой Харрис, статья «Извлечение дополнительной прибыли из производства»
Броунин Фрайер, статья «Как посчитать норму возврата на инвестиции»
Сар Эрмако Джонии, статья «Быть или не быть ERP?»
С. Колесников, статья «Бизнес процесс реинжиниринг и внедрение автоматизированных систем управления»
М. Ильина, статья «Принципы, средства и технологии реализации концепции управления»
С. Колесников, статья «Об оценке эффективности внедрения и применения ERP систем»
В.П. Нестеров, «Информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений»
С. Колесников, «Иерархия систем управленческого учета»
И.И. Карпачев, «Классификация компьютерных систем управления предприятием»
www.sap.com
www.baan.com
www.erp-people.com
www.economics.ru

Понятие информационной системы

Понятие "информационная технология" тесно связано с понятием "информационная система".

Существует множество определений понятия "система". Например, система рассматривается как совокупность взаимосвязанных элементов (объектов), объединённых для реализации общей цели, обособленная от окружающей среды, взаимодействующая с ней как целое и проявляющая при этом системные свойства. В более широком смысле толкование системы даёт терминологический словарь по автоматике, информатике и вычислительной технике: система – это совокупность взаимосвязанных объектов, подчинённых определённой единой цели с учётом условий окружающей среды.

Упорядоченная совокупность элементов системы и их связей между собой представляет структуру системы .

Проанализировав понятие структуры и существующие определения системы , можно выделить следующие её основные составляющие :

1) система - это упорядоченная совокупность элементов;

2) элементы системы взаимосвязаны и взаимодействуют в рамках данной системы, являясь её подсистемами;

3) система как целое выполняет установленную ей функцию, которая не может быть сведена к функции отдельного элемента;

4) элементы системы могут взаимодействовать друг с другом в рамках системы, а также самостоятельно с внешней средой и изменять при этом своё содержание или внутреннее строение.

Информационная система (ИС) - это среда, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди и т.д.

Основная цель информационной системы – организация хранения, обработки и передачи итоговой информации, необходимой для принятия решения. Информационная система представляет собой человеко-компьютерную систему обработки информации.

Вспомним: Информационная технология – это процесс работы с информацией, состоящий из чётко регламентированных правил выполнения операций.

Основная цель информационной технологии – производство необходимой пользователю информации.

Исполнение функций информационной системы невозможно без знания ориентированной на неё информационной технологии.

Современная информационная система – это набор информационных технологий, направленных на поддержку жизненного цикла информации и включающих три основные составляющие процесса: обработку данных, управление, управление информацией и управление знаниями.

Понятие информационных систем на протяжении своего существования претерпело значительные изменения. Ниже представлена история развития ИС и цели их использования на разных периодах существования.

В 1950-е гг. была осознана роль информации как важнейшего ресурса предприятия, организации, региона, общества в целом; начали разрабатывать автоматизированные ИС разного рода. Первые ИС были предназначены исключительно для обработки счетов и расчёта зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счётных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов. Вначале, когда появилась возможность обработки информации с помощью вычислительной техники, был распространён термин "системы обработки данных" (СОД), этот термин широко использовался при разработке систем радиоуправления ракетами и другими космическими объектами, при создании систем сбора и обработки статистической информации о состоянии атмосферы, учётно-отчётной информации предприятий и т.п. По мере увеличения памяти ЭВМ основное внимание стали уделять проблемам организации баз данных (БД). Это направление сохраняет определённую самостоятельность и в настоящее время и занимается в основном разработкой и освоением средств технической и программной реализации обработки данных с помощью вычислительных машин разного рода. Для сохранения этого направления по мере его развития появились термины "базы знаний", "базы целей", позволяющие расширить толкование проблемы собственно создания и обработки БД до задач, которые ставятся в дальнейшем при разработке ИС.

1960-е гг. знаменуются изменением отношения к ИС. Информация, полученная из них, стала применяться для периодической отчётности по многим параметрам. Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату на предприятии, как было ранее.

Техническое обеспечение систем составляли маломощные ЭВМ 2–3 поколения;

Информационное обеспечение (ИО) представляло собой массивы (файлы) данных, структура которых определялась той программой, в которой они использовались;

Программное обеспечение – специализированные прикладные программы, например, программа начисления заработной платы;

Архитектура ИС – централизованная. Как правило, применялась пакетная обработка задач. Конечный пользователь не имел непосредственного контакта с ИС, вся предварительная обработка информации и ввод производились персоналом ИС.

Прямая взаимосвязь между программами и данными, т.е. изменения в предметной области приводили к изменению структуры данных, а это заставляло переделывать программы;

Трудоемкость разработки и модификации систем;

Сложность согласования частей системы, разработанных разными людьми в разное время.

В 1970-х – начале 1980-х гг. ИС предприятий начинают использоваться в качестве средства управления производством, поддерживающего и ускоряющего процесс подготовки и принятия решений. В своём большинстве ИС этого периода предназначались для решения установившихся задач, которые чётко определялись на этапе создания системы и затем практически не изменялись. Появление персональных ЭВМ приводит к появлению распределённых вычислительных ресурсов и децентрализации системы управления. Такой подход нашёл своё применение в системах поддержки принятия решений (СППР), которые характеризуют новый этап компьютерной ИТ организационного управления. При этом уменьшается нагрузка на централизованные вычислительные ресурсы и верхние уровни управления, что позволяет сосредоточить в них решение крупных долгосрочных стратегических задач. Жизнеспособность любой ИТ в немалой степени зависит от оперативного доступа пользователей к централизованным ресурсам и уровня информационных связей как по "горизонтали", так и по "вертикали" в пределах организационной структуры. В то же время для обеспечения эффективного управления крупными предприятиями была развита и остаётся актуальной идея создания интегрированных автоматизированных систем управления (АСУ).

К концу 1980-х гг. – началу 1990 гг. концепция использования ИС вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях предприятия любого профиля. ИТ этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнёров, организовывать выпуск продукции высокого качества и по низкой цене и др. Стремление преодолеть недостатки предыдущего поколения ИС породило технологию создания баз данных и управления ими. База данных создаётся для группы взаимосвязанных задач, для многих пользователей, и это позволяет частично решить проблемы ранее созданных ИС. Вначале СУБД разрабатывались для больших ЭВМ и их количество не превышало десятка. Благодаря появлению ПЭВМ технология БД стала массовой, создано большое количество инструментальных средств и СУБД для разработки ИС, что в свою очередь вызвало появление большого количества прикладных ИС в прикладных областях.

Основные черты ИС этого поколения :

Основу ИО составляет база данных;

Программное обеспечение состоит из прикладных программ и СУБД;

Технические средства: ЭВМ 3–4 поколения и ПЭВМ;

Средства разработки ИС: процедурные языки программирования 3–4 поколения, расширенные языком работы с БД (SQL, QBE);

Архитектура ИС: наиболее популярны две разновидности: персональная локальная ИС, централизованная БД с сетевым доступом.

Большим шагом вперёд явилось развитие принципа "дружественного интерфейса" по отношению к пользователю (как к конечному, так и к разработчику ИС). Например, повсеместно применяется графический интерфейс, развитые системы помощи и подсказки пользователю, разнообразные инструменты для упрощения разработки ИС: системы быстрой разработки приложений (RAD-системы), средства автоматизированного проектирования ИС (CASE-средства).

Недостатки ИС этого поколения :

Большие капиталовложения в компьютеризацию предприятий не дали ожидаемого эффекта, соответствующего затратам (увеличились накладные расходы, но не произошло резкого повышения производительности);

Внедрение ИС столкнулось с инертностью людей, нежеланием конечных пользователей менять привычный стиль работы, осваивать новые технологии;

К квалификации пользователей стали предъявляться более высокие требования (знание ПК, конкретных прикладных программ и СУБД, способность постоянно повышать свою квалификацию).

С конца 1990 гг. в связи с указанными выше недостатками постепенно стало формироваться современное поколение ИС.

Основные черты этого поколения ИС :

Техническая платформа состоит из мощных ЭВМ 5-го поколения, используются разные платформы в одной ИС (большие ЭВМ, мощные стационарные ПК, мобильные ПК). Наиболее характерно широкое применение вычислительных сетей – от локальных до глобальных;

Информационное обеспечение направлено на повышение интеллектуальности банков данных в следующих направлениях:

· новые модели знаний, учитывающие не только структуру информации, но и активный характер знаний;

· средства оперативного анализа информации (OLAP) и средства поддержки принятия решений (DSS);

· новые формы представления информации, более естественные для человека (мультимедиа, полнодокументальные БД, гипердокументальные БД, средства восприятия и синтеза речи).

3.3. Информационные системы: задачи, свойства, процессы, пользователи

Современные информационные системы решают следующие основные задачи :

1. Осуществление поиска, обработки и хранения информации, которая накапливается в течение большого периода времени, имеет большую ценность. ИС предназначены для более быстрой и надёжной обработки информации, чтобы люди не тратили время, чтобы избежать свойственных человеку случайных ошибок, чтобы сэкономить расходы, чтобы сделать жизнь людей более комфортной.

2. Хранение данных разной структуры. Не существует развитой ИС, работающей с одним однородным файлом данных. Более того, разумным требованием к информационной системе является то, чтобы она могла развиваться. Могут появиться новые функции, для выполнения которых требуются дополнительные данные с новой структурой. При этом вся накопленная ранее информация должна остаться сохранной. Теоретически можно решить эту задачу путём использования нескольких файлов внешней памяти, каждый из которых хранит данные с фиксированной структурой. В зависимости от способа организации используемой системы управления файлами эта структура может быть структурой записи файла или поддерживаться отдельной библиотечной функцией, написанной специально для данной ИС. Известны примеры реально функционирующих ИС, в которых хранилище данных планировалось основывать на файлах. В результате развития большинства таких систем в них выделился отдельный компонент, который представляет собой разновидность системы управления базами данных (СУБД).

3. Анализ и прогнозирование потоков информации различных видов и типов, перемещающихся в обществе. Изучаются потоки с целью их минимизации, стандартизации и приспособления для эффективной обработки на вычислительных машинах, а также особенности потоков информации, протекающей через различные каналы распространения информации.

4. Исследование способов представления и хранения информации, создание специальных языков для формального описания информации различной природы, разработка специальных приёмов сжатия и кодирования информации, аннотирования объёмных документов и реферирования их. В рамках этого направления развиваются работы по созданию банков данных большого объёма, хранящих информацию из различных областей знаний в форме, доступной для вычислительных машин.

5. Построение процедур и технических средств для их реализации, с помощью которых можно автоматизировать процесс извлечения информации из документов, не предназначенных для вычислительных машин, а ориентированных на восприятие их человеком.

6. Создание информационно-поисковых систем, способных воспринимать запросы к информационным хранилищам, сформулированные на естественном языке, а также специальных языках запросов для систем такого типа.

7. Создание сетей хранения, обработки и передачи информации, в состав которых входят информационные банки данных, терминалы, обрабатывающие центры и средства связи.

Конкретные задачи, которые должны решаться информационной системой, зависят от той прикладной области, для которой предназначена система. Области применения информационных приложений разнообразны: банковское дело, управление производством, медицина, транспорт, образование, юриспруденция и т.д.

Информационная система определяется следующими свойствами :

1. Структура ИС, её функциональное назначение должны соответствовать поставленным целям.

2. ИС предназначена для производства достоверной, надёжной, своевременной и систематизированной информации, основанной на использовании БД, экспертных систем и баз знаний. Так как любая ИС предназначена для сбора, хранения и обработки информации, то в основе любой ИС лежит среда хранения и доступа к данным. Среда должна обеспечивать уровень надёжности хранения и эффективность доступа, которые соответствуют области применения ИС.

3. ИС должна контролироваться людьми, ими пониматься и использоваться в соответствии с основными принципами, реализованными в виде стандарта организации на ИС. Интерфейс пользователя ИС должен быть легко понимаем на интуитивном уровне.

4. Любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем.

5. Любая ИС является динамичной и развивающейся.

6. При построении ИС используются сети передачи данных.

Процессы , обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить в виде блоков:

- ввод информации из внешних или внутренних источников;

- обработка входной информации и представление её в удобном виде;

- вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;

- обратная связь – это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.

Пользователей ИС можно разделить на несколько групп:

Случайный пользователь, взаимодействие которого с ИС не обусловлено служебными обязанностями;

Конечный пользователь (потребитель информации) – лицо или коллектив, в интересах которого работает ИС. Он работает с ИС повседневно, связан с жёстко ограниченной областью деятельности и, как правило, не является программистом, например, это может быть бухгалтер, экономист, руководитель подразделения;

Коллектив специалистов (персонал ИС), включающий администратора банка данных, системного аналитика, системных и прикладных программистов.

Состав и функции персонала ИС:

Администратор – это специалист (или группа специалистов), который понимает потребности конечных пользователей, работает с ними в тесном контакте и отвечает за определение, загрузку, защиту и эффективность работы банка данных. Он должен координировать процесс сбора информации, проектирования и эксплуатации БД, учитывать текущие и перспективные потребности пользователей.

Системные программисты – это специалисты, которые занимаются разработкой и сопровождением базового математического обеспечения ЭВМ (ОС, СУБД, трансляторов, сервисных программ общего назначения).

Прикладные программисты – это специалисты, которые разрабатывают программы для реализации запросов к БД.

Аналитики – это специалисты, которые строят математическую модель предметной области исходя из информационных потребностей конечных пользователей; ставят задачи для прикладных программистов.

На практике персонал небольших ИС часто состоит из одного–двух специалистов, которые выполняют все перечисленные функции.

Для разных классов пользователей можно выделить несколько уровней представлений об информации в ИС, которые обусловлены потребностями различных групп пользователей и уровнем развития инструментальных средств создания ИС.

Уровни представления информации в информационных системах:

Внешнее представление данных – это описание информационных потребностей конечного пользователя и прикладного программиста. Связь между этими двумя видами внешнего представления осуществляет аналитик.

Концептуальное представление данных – отображение знаний обо всей предметной области ИС. Это наиболее полное представление, отражающее смысл информации, оно может быть только одно и не должно содержать противоречий и двусмысленностей. Концептуальное представление – это сумма всех внешних представлений, с учётом перспектив развития ИС, знаний о методах обработки информации, знаний о структуре самой ИС и др.

Внутреннее (физическое) представление – это организация данных на физическом носителе информации. Этот уровень характеризует представления системных программистов и практически используется только тогда, когда СУБД не обеспечивает требуемого быстродействия или специфического режима обработки данных.

ВОРОНЕЖСКИЙ ИНСТИТУТ ВЫСОКИХ ТЕХНОЛОГИЙ

Факультет заочного и послевузовского обучения

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

На тему "Цели и задачи ИС"

План

Введение 3

I . Основная часть 4
4
5
7
Заключение 9
Литература 11

Введение

Построение и развитие информационного общества признается ведущей мировой тенденцией XXI в., которая определяет необходимость формирования глобальных информационного и экономического пространств. Новая технологическая парадигма информационного общества базируется на электронике и генной инженерии, а ее основой является информационные системы и технологии. Эта парадигма заменяет парадигму индустриального общества.

К основным направлениям влияния ИСиТ на экономику относятся: активизация процессов рыночного взаимодействия; создание рынка информации и информационных услуг; увеличение потребностей в информационных ресурсах; глобализация международного бизнеса за счет развития сетей типа Интернет; изменения организационных структур предприятия и др.

Продвижение России к информационному обществу является основой долгосрочной стратегии ее социально-экономического развития, так как экономическое пространства как сильный и равноправный партнер, опирающийся на конкурентные преимущества инновационной экономики и информационные технологии.

I. Основная часть

1. Основные определения информации и информационного процесса

Информационный процесс - это осуществление всей совокупности следующих элементарных информационных актов: прием или создание информации, ее хранение, передача и использование. Информационная система - это совокупность механизмов, обеспечивающих полное осуществление информационного процесса.

Вне ИС информация может лишь сохраняться в виде записей на тех или иных физических носителях, но не может быть ни принятой, ни переданной, ни использованной.

Внешний поток информации определяется взаимодействием предприятия с экономическими и политическими субъектами, действующими вне его. Сюда относится взаимодействие предприятия с клиентами и конкурентами, как реальными, так и потенциальными. Внутренний поток включает в себя информацию, описывающую отношения в коллективе сотрудников, а также знания, порождаемые в производстве.

Предприятия имеют и формируют свою собственную внутреннюю информационную среду, в которой циркулируют потоки информации. В качестве внешних источников информации предприятия выступают государство, информационные центры и сети, научно-исследовательские организации, поставщики материалов, конкуренты, инфраструктура рынка и т.п. Входной поток предприятия формируется на основании информации, поступающей из внешней среды. Выходной информационный поток направляется предприятием во внешнюю среду и содержит информацию о своих производственных возможностях, производимом товаре, материальных, энергетических, кадровых и информационных потребностях и т.д. Информационная система предприятия фильтрует информационный поток и выделяет информацию, необходимую для жизнедеятельности предприятия, преобразуя ее в удобную для принятия решений форму.

Информация - это обозначение сведений, полученных из внешнего мира, и приспособление к ним наших чувств. Получение и использование информации является процессом приспособлении к случайностям внешней среды и жизнедеятельности объекта в ней.

Информацией можно назвать алгоритм построения системы, обеспечивающей воспроизведение этой информации, функционально связанной со средой своего местоположения. Обеспечение воспроизведения информации - обязательный и необходимый атрибут любой информационной системы.

Информация - это совокупность закодированных сведений, необходимых для принятия решений и их реализация.

2. Цели информационных систем

Информационная система - организационно-техническая система, которая предназначена для выполнения информационно-вычислительных работ или предоставления информационно-вычислительных работ или предоставления информационно-вычислительных услуг, удовлетворяющих потребности системы управления и ее пользователей - управленческого персонала, внешних пользователей путем использования и/или создания информационных продуктов. Информационные системы существуют в рамках системы управления и полностью подчинены целям функционирования этих систем.

Информационно-вычислительная работа - деятельность, связанная с использованием информационных продуктов. Типичным примером информационной работы является поддержка информационных технологий управления.

Информационно-вычислительная услуга - это разовая информационно-вычислительная работа.

Под информационным продуктом понимается вещественный или нематериальный результат интеллектуального человеческого труда, обычно материализованный на определенном носителе, например разнообразных программных продуктов, выходной информации в виде документов управления, баз данных, хранилищ данных, баз знаний, проектов ИС и ИТ.

Методологическую основу изучения ИС составляет системный подход, в соответствии с которым любая система представляет собой совокупность взаимосвязанных объектов, функционирующих совместно для достижения общей цели.

Информационная система представляет собой совокупность функциональной структуры, информационного, математического, технического, организационного и кадрового обеспечения, которые объединены в единую системы в целях сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации для выполнения функций управления. Она обеспечивает информационные потоки:

i-1 - информационный поток из внешней среды в систему управления, который, с одной стороны, представляет собой поток нормативной информации, создаваемый государственными учреждениями в части законодательства, а с другой стороны - поток информации о конъюнктуре рынка, создаваемый конкурентами, потребителями, поставщиками;

i-2 - информационный поток из системы управления во внешнюю среду (отчетная информация, прежде всего финансовая в государственные органы, инвесторам, кредиторам, потребителям; маркетинговая информация потенциальным потребителям);

i-3 - информационный поток из системы управления на объект, представляет собой совокупность плановой, нормативной и распорядительной информации для осуществления хозяйственных процессов;

i-4 - информационный поток от объекта в систему управления, который отражает учетную информацию о состоянии объекта управления экономической системой (сырья, материалов, денежных, энергетических, трудовых ресурсов, готовой продукции и выполненных услугах) в результате выполнения хозяйственных процессов.

3. Задачи информационных систем

Корпоративные системы позволяют решить следующие задачи:

гарантировать требуемое качество управления предприятием;

повысить оперативность и эффективность взаимодействия между подразделениями;

обеспечить управляемость качеством выпускаемой продукции;

увеличить экономическую эффективность деятельности предприятия;

создать систему статистического учета на предприятии;

осуществлять прогноз развития предприятия;

создать систему стратегического и оперативного планирования, систему прогнозирования.

Системы обработки данных предназначены для учета и оперативного регулирования хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней среды. Горизонт оперативного управления хозяйственными процессами составляет от одного до несколько дней и реализует регистрацию и обработку событий, например оформление и мониторинг выполнения заказов, приход и расход материальных ценностей на складе, ведение табеля учета рабочего времени и т.д. Эти задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняются непосредственными исполнителями хозяйственных процессов и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных операций через экранные формы вводятся в базу данных.

Информационные системы управления ориентированы на тактический уровень управления: среднесрочное планирование, анализ и организацию работ в течение нескольких недель, например анализ и планирование поставок, сбыта, составление производственных программ. Для данного класса задач характерны регламентированность формирования результирующих документов и четко определенный алгоритм решения задач, например свод заказов для формирования производственной программы и определение потребности в комплектующих деталях и материалах на основе спецификации изделий. Решение подобных задач предназначено для руководителей различных служб предприятий. Задачи решаются на основе накопленной базы оперативных данных.

Системы поддержки принятия решений используются в основном на верхнем уровне управления имеющего стратегическое долгосрочное знание в течение года или нескольких лет. К таким задачам относятся формирование стратегических целей, планирование, привлечение ресурсов, источников финансирования, выбор места размещения предприятий и т.д. Реже задачи класса СППР решаются на тактическом уровне. Задачи СППР имеют, как правило, нерегулярный характер.

Для задач СППР свойственны недостаточность имеющейся информации, ее противоречивость и нечеткость, преобладание качественных оценок целей и ограничений, слабая формализуемость алгоритмов решения. В качестве инструментов обобщения чаще всего используются средства составления аналитических отчетов произвольной формы, методы статистического анализа, экспертных оценок и систем, математического и имитационного моделирования. При этом применяются базы знаний о правилах и моделях принятия решений.

Информационная система, которая включает в себя все три типа перечисленных информационных систем, называется стратегической информационной системой.

Заключение

Информационная система, оказывая информационные услуги, преобразует информационные ресурсы в информационные продукты. Преобразование происходит не хаотично, а системно. Эту системность позволяет выявить системно-информационный подход к системе информационного обеспечения процессов управления на основе информационных и коммуникационных технологий, результатом которого стало понятие информационной системы.

Информационная система представляется как многоцелевая и многофункциональная кибернетическая система, объединяющая все обслуживающие информационные и коммуникационные службы предприятия. В службах заняты люди, которые являются объектами управления со стороны руководителей предприятия и топ-менеджеров.

Целевое назначение информационной системы сводится к достижению следующих целей:

обеспечивать для каждого сотрудника предприятия возможность пополнения корпоративных знаний;

сохранять корпоративные знания как составную часть ИРП;

обеспечивать совместное использование сотрудниками предприятия текущих и ретроспективных корпоративных знаний.

Для осуществления этих целей информационная система, опираясь на свои подсистемы, должна выполнять следующие функции:

преобразование исходных сообщений, поступающих от сотрудников предприятия, включая их смысловую оценку, тиражирование и ввод в информационно-коммуникационные каналы предприятия, к виду, удобному для совместного использования;

смысловая обработка первичных сообщений для более полного их использования;

формирование и долговременное хранение информационных ресурсов предприятия в традиционной и электронной формах;

распространение знаний, хранящихся в информационной банке предприятия в режимах постоянного оповещения или справочного обслуживания по запросам.

Литература

1. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: учебник/ под ред. Проф.В. В. Трофимова. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Высшее образование, 2007 г.

2. Бакут П.А., Шумилов Ю.П. Информационные ресурсы - вопросы теории и практике // Информационные ресурсы России, 1999 г.

3. Блюменау Д.И. Информация и информационный сервис. Л.: Наука, 1989 г.